Оптимизация бизнес-процессов и новые технологии организации офисной работы в Украине уже давно не в диковинку. В этой статье мы хотим затронуть небольшую, но немаловажную часть организации современного «умного офиса» — его систему бумажного документооборота и печати.

Уже не первый год Konica Minolta в Украине предлагает всем желающим компаниям свои услуги по оптимизации печатных сервисов (Optimized Print Services, далее OPS). Более того, в рамках внедрения этой программы в Украине весь мониторинг и анализ, а также проект возможной реализации будет произведен специалистом совершенно бесплатно без каких-либо обязательств о дальнейшем сотрудничестве. В 2011 году Коника Минолта после подробного OPS мониторинга внедрила более 30 полномасштабных проекта печати на предприятиях разных сфер деятельности.

Один из ярких реализованных проектов в Украине – проект на базе компании «IDS Group Ukraine». «Учитывая размеры компании, ежегодные суммы, которые нам приходилось тратить на печать, были неоправданно велики, — говорит Виталий Свительский, директор по информационным системам. — К тому же мы испытывали трудности при обслуживании техники, поскольку были вынуждены сотрудничать с множеством контрагентов в регионах. Когда остро встал вопрос о сокращении затрат, мы занялись поиском решений, способных оптимизировать печатные сервисы. Однако наши скитания длились недолго — вскоре ДП «Коника Минолта Украина» обратилась с предложением реализовать OPS-проект».

«Пилотный проект реализовали в центральном офисе, а также в киевском логистическом центре, после чего оптимизацию печатных сервисов мы решили осуществить и в филиалах. По данной программе уже работает миргородский завод, а все оставшиеся структуры — на очереди», - продолжает Виталий. C  IT-департамента «IDS Group Ukraine» была снята загрузка по обслуживанию техники.  Это было реализовано благодаря такой услуге, как аутсорсинг печати. Ее смысл в том, что заказчик платит ежемесячно только  за количество сделанных отпечатков, а все вопросы обслуживания техники, вплоть до ее замены – забота Konica Minolta. «Зачем покупать принтер, если Вам нужна печать?!», - говорят в Минолте и предлагают перевести парк печатной техники с основных средств на переменные расходы; отдать Konica Minolta все заботы по обслуживанию эксплуатируемой техники.

Что касается сервиса, то ДП «Коника Минолта Украина» предоставляет так называемый проактивный сервис. Благодаря системе удаленной диагностики диспетчерская служба следит за состоянием оборудования, реагируя на проблемные ситуации, ошибки и следя за состоянием расходных материалов (решение CSRC Remote Care).

«В IDS Group установлен программно-аппаратный комплекс для мониторинга и управления печатью SafeQ», - продолжает Влад. Далее немного подробнее о самом решении. Коника Минолта лидер в инсталляции партнерского решения YSoft SafeQ в Украине. YSoft SafeQ – это уникальное решение для управления печатью, которое предоставляет идеальный контроль за корпоративной печатью, повышает производительность, защищает конфиденциальную информацию и снижает общие затраты на печать.

YSoft SafeQ анализирует каждую операцию печати и решает, согласно правилам, проводить ее или отклонить. Вся информация об этих операциях сохраняется на сервере, так, что вы можете сделать детальный анализ среды печати. Результат может включать в себя отчеты с данными по количеству печати,  копирования или даже сканирования по пользователям, отделам или проектам. Разнообразные отчеты помогут Вам определить наиболее эффективную политику печати с использованием МФУ. Это могут быть различные правила печати и ограничения по пользователям и группам. Например, можно запретить отдельным пользователям печатать в цвете или принудительно печатать все электронные письма в черно-белом дуплексе и т.д.

На новый уровень выходит безопасность печати, копирования и сканирования с решением SafeQ. Во-первых ограничен доступ на МФУ благодаря введению аутентификации пользователя по паролю или карточке, различным пользователям могут быть заданы различные права на использование функционала устройств. Во вторых, вся история работ сохраняется  на сервере SafeQ и доступна для анализа.

Функции отложенной печати и follow me (следуй за мной) предоставили возможность пользователям получать отпечатки  на любом устройстве, на котором им удобно в данный момент. Не надо задавать принтер при распечатке, а лишь подойти и авторизироваться на нужном устройстве и получить свои отпечатки. Заданиями на печать можно управлять непосредственно на терминале МФУ, удаляя ненужные, выбирая из списка любимых заданий или задавая параметры печати. Все это, несомненно, добавит удобства пользователям, а на МФУ не будут оставаться когда-то распечатанные и забытые листы. «Задания перестали теряться, а продуктивность работы с техникой возросла», - говорит Виталий Свительский, IDS Group, об этой функции SafeQ.

«Заставьте свое МФУ думать», — побуждает слоган YSoft и Konica Minolta его полностью поддерживает, добавляя интеллекта всему документообороту. «YSoft SafeQ заставил наших сотрудников больше думать о том, что им действительно нужно распечатать. Благодаря этому наш объем печати, а значит и расходы на нее снизились сразу на 30%» , - комментирует внедрение этого решения Иван Сенекович, Raiffeisen Bank International. YSoft SafeQ – это прежде всего экономия средств клиента, экономия затрат на печать, а ведь на расходы на печать идет в среднем от 2 до 5% оборота современного офиса.

Коника Минолта Украина